La pratique de GTD avec les outils Google (Partie 2)

Voici la suite de ma mise en pratique de GTD au moyen des outils Google, dont vous pouvez lire la première partie ici.

J’ai exposé dans la première partie la façon dont j’allais trier les éléments non activables.
Je vais donc décrire maintenant le classement des éléments activables.
Pour rappel, selon la méthode GTD, pour chaque élément activable, je peux :

  • Déléguer l’action et la classer dans une corbeille d’attente.
  • Exécuter l’action si celle-ci prend moins de 2 minutes.
  • Classer l’action dans une liste de premières actions, si celle-ci prend plus de 2 minutes.

Les listes de premières actions

Pour ces listes j’utiliserai naturellement Google Tasks.

Comme le suggère David Allen, j’ai créé une liste par contexte d’action, ce qui permet en fonction du contexte où je me trouve de savoir précisément quelle action je peux réaliser.

Au besoin, j’ajouterai aussi des listes dédiées aux gros projets. Dans le cas de projets ne nécessitant que quelques étapes, je me contenterai d’utiliser des sous-tâches.

Par ailleurs, j’ai aussi créé un dossier @Actions dans Gmail qui accueillera les mails liés aux actions. Je pourrais simplement les archiver, mais je préfère procéder ainsi dans un premier temps.

Il faudra juste que je garde à l’esprit que ce qui fait foi, ce sont mes listes Google Tasks.

En plus des listes, j’ai aussi créé un dossier @Lire | Revoir sous Gmail,
pour les éléments qui nécessitent que je prenne le temps de les lire, ou que je
dois relire avant une réunion par exemple, avec bien entendu son équivalent dans Tasks.

Pour ajouter les actions depuis mon carnet de note, depuis Google Reader ou depuis mes listes de projets, je n’ai pas 36 solutions : je les ajouterai manuellement.

En revanche, pour les mails, je les ajouterai via l’action « Add to Tasks ».
C’est assez pratique puisqu’on peut en ajouter plusieurs à la fois et
que les tâches auront un lien vers le mail dont elle sont issues.

Attention toutefois de bien sélectionner auparavant la liste dans laquelle vous
voulez ajouter les éléments, sous peine de devoir tous les déplacer un à un.

Enfin pour les tâches où cela est nécessaire, je pourrai ajouter une date butoir directement à partir de Tasks. Comme il est conseillé dans GTD, je réserverai cette option uniquement pour les tâches qui le nécessitent réellement (Rendez vous, document à revoir avant une réunion, …), pour ne pas polluer mon agenda avec des tâches que je finirai par reporter d’un jour sur l’autre. 

La corbeille en attente

Destinée à recueillir les éléments délégués dans le but de contrôler leur
exécution, j’ai choisi la même organisation que pour les listes de premières actions, à savoir : une liste dans Tasks sobrement intitulé « En attente » et un dossier Gmail nommé @En attente, alimenté automatiquement par un filtre sur les mails pour lesquels je suis émetteur et en copie cachée.

Les listes de projets

J’utiliserai Google Docs pour maintenir ma liste de projets. Chaque projet sera représenté par un sous-répertoire du répertoire projet.

Dans chaque répertoire projet, je mettrai un fichier planning contenant les actions à entreprendre pour atteindre l’objectif fixé, ainsi qu’un répertoire nommé « Références » pour le classement des documents d’accompagnement.

Je pense avoir fait le tour des conteneurs. Je vais maintenant mettre en place les moyens nécessaires à l’examen des premières actions.

Examiner les actions à entreprendre

Deux outils vont m’aider à suivre mes premières actions.

Avec iGoogle, j’ai l’outil idéal pour superviser mes premières actions à condition de ne pas noyer l’information sous une tonne d’informations inutiles. Je me contenterai donc de 2 onglets :

  • L’onglet « Actions » contiendra les widgets Calendar et Tasks. J’aurai ainsi une vision globale des actions que je dois entreprendre.
  • L’onglet « Références » qui aura pour mission de centraliser les références d’origines différentes.

En situation de mobilité, j’utiliserai mon Nokia N73 (Pas encore d’Android pour le moment :'(), dont le calendrier est synchronisé avec Calendar. Je pourrai accéder aux tâches via l’application Tasks pour les mobiles.

Maintenant que les outils sont en place, il me faudra juste être suffisamment régulier et discipliné pour conserver un système fiable et à jour.

La réactualisation journalière et hebdomadaire

J’essayerai de ne vider mes corbeilles d’entrée que 2 fois par jour, même si la tentation est grande de le faire plus souvent, pour ne pas perturber mon travail.

Une exception toutefois avec les favoris Google Reader, qui contiennent une partie des actualités qui servent à alimenter discover G.

Une fois par semaine je ferai le tour du système dans son ensemble.

Voilà, je crois que je suis à peu près paré, je vais pouvoir commencer à remplir mes boîtes d’entrée en faisant la collecte de toutes mes affaires en suspend.

Comme dirait l’autre : « Y’a plus qu’à ! »

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