La pratique de GTD avec les outils Google (Partie 1)

Je viens enfin de terminer le livre de David Allen, Gettings Things Done, d’où est issu le nom de la méthode acronyme GTD.

Je vais donc essayer de l’appliquer à l’aide des outils fournis par Google.

D’ici 1 ou 2 mois je ferai un premier bilan de ma nouvelle organisation pour vérifier premièrement, qu’elle fonctionne et deuxièmement, voir ce qui pourrait être amélioré.

Avant de commencer et pour ceux qui ne connaitraient pas la méthode GTD, un petit rappel s’impose.

GTD c’est quoi ?

GTD est une méthode d’organisation dont le but est de faire en sorte que ses adeptes (ça fait très secte ^^) libèrent leur esprit de tous les rappels, tâches, etc … qui l’encombrent inutilement, via un système efficace de classement et de rappels.

Si vous voulez en savoir un peu plus avant de commencer, je vous conseille les liens suivant :

Maintenant que vous en savez un peu plus, passons à la mise en pratique.

La collecte des affaires en suspend

Comme il vaut mieux éviter de multiplier les corbeilles d’entrées, ma principale corbeille d’entrée sera l’Inbox de Gmail. L’idée est qu’un maximum d’affaires passent par cette boîte.
Au besoin je m’enverrai des mails avec des idées, des doc de référence, …
Par ailleurs, toujours pour éviter de multiplier les corbeilles d’entrées, j’ai centralisé toutes mes boîtes mail sur un seul compte Gmail, via l’ajout de comptes pop, y compris mon mail professionnel.

Comme je n’ai pas encore de téléphone suffisamment pratique pour taper rapidement et pour les fois ou je n’ai pas accès au réseau, j’utiliserai aussi mon petit carnet de voyage pour noter ce qui me passe par la tête.

Enfin, puisque j’utilise Google Reader pour ma veille, je me servirai du « dossier » favoris comme dernière corbeille d’entrée. Je pourrais tout aussi bien m’envoyer la news par mail, mais je préfère conserver la méthode des favoris car elle a le mérite d’être très simple, surtout depuis mon téléphone mobile.

Une fois toutes les affaires en suspend rassemblées dans mes 3 corbeilles d’entrées, je vais pouvoir passer au traitement.

Le traitement des éléments activables

Pour chaque élément activable, la méthode GTD distingue les cas suivant :

  • L’élément n’est pas activable :
    • Il ne sert à rien, je peux le jeter.
    • Je dois le conserver comme référence.
    • Il n’est pas activable de suite, comme par exemple les idées de projets, les activités que j’aimerai faire un jour, etc …, ce sont les éléments « un jour peut-être ».

  • L’élément est activable :
    • Je délègue l’action et je la classe dans une corbeille d’attente.
    • L’action prend moins de 2 minutes et je l’exécute de suite.
    • L’action prend plus de 2 minutes et je dois donc la classer dans une liste de premières actions.

  • L’élément est complexe et donne naissance à un projet au sens GTD. C’est-à-dire qu’atteindre l’objectif nécessite plus d’une première action.

Je dois garder à l’esprit que lorsque j’aurai fini ce traitement, mes corbeilles d’entrées devront être vides.

Passons maintenant en revue les conteneurs qui me permettront de classer ces éléments.

Le classement des références

C’est le point qui me pose le plus de problèmes à dire vrai. En effet, le classement des références doit être aussi simple que possible mais doit permettre de classer des références d’origines multiples et variées.

Voici les différents type de références que j’ai pu recenser me concernant :

  • Les documents électroniques : Ils seront classés dans Google docs. Au besoin, j’imprimerais les documents que je veux classer dans un PDF, que l’on peut importer dans Docs.
  • Les documents papiers : là,  à moins de scanner tous les documents papiers, il n’y a pas d’autre solution que de les trier physiquement. Toutefois pour des raisons pratiques, je vous conseille de scanner les documents importants dont vous avez besoin fréquemment, comme votre carte d’identité.
  • Les photos : cela peut avoir un intérêt à des fins de sauvegarde, surtout depuis la baisse des tarifs pratiquée par Google.
  • Les mails : si ce qui m’intéresse est la pièce jointe, je l’enregistrerai dans Picasa ou Google Docs, sinon je classerai le mail directement dans un dossier thématique comme « Achats & Factures ».
  • Les liens internet : je n’ai pas encore de solution qui me satisfasse pour le moment, donc je continuerai pour le moment d’utiliser del.icio.us (ouuuuuuuh ! vendu !).


La corbeille des « un jour peut-être »

Pour ces éléments, j’ai créé un dossier « Incubateur » sous Google Docs,
qui contiendra des fichiers ou dossiers aux noms explicites comme
« Livres », « Films », « Apprendre », « Faire », « Allez à », « Voir », « Idées
projets », …

Je m’arrête ici pour cette première partie en espérant que vous l’avez trouvée instructive et je vous parlerai du classement des éléments activables dans un prochain article. 

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